- Dosen membuat Surat Permohonan Bantuan Dana Seminar (SPBDS) (lihat format SPBDS dan rambu-rambu biaya) ke Prodi dilengkapi dengan Surat Keterangan Penerimaan Makalah dari Panitia Penyelenggara Seminar.
- Dosen mengirimkan SPBDS dan kelengkapannya ke Kaprodi selambatnya 5 (lima) hari sebelum pelaksanaan pembayaran seminar
- Kaprodi memeriksa SPBDS dan kelengkapannya, memeriksa mata anggaran dalam RAB prodi apakah masih memungkinkan untuk mendanai, dan kemudian menyetujui SPBDS
- Kaprodi menyerahkan SPBDS beserta kelengkapannya ke Sekretariat Bagian Keuangan (SBK)
- SBK menyerahkan lampiran Surat Keterangan Penerimaan Makalah ke Sekretariat Bagian Surat Staf (SBSS)
- SBSS menerbitkan Surat Tugas Luar dari Fakultas berdasarkan Surat Keterangan Penerimaan Makalah untuk mengikuti seminar, dengan meminta otorisasi dari Dekan.
- SBK memproses pengajuan bantuan biaya berdasarkan SPBDS dan membuat bon pengambilan uang
- SBK menyerahkan SPBDS dan bon pengambilan uang ke WD II.
- WD II melakukan pemeriksaan SPBDS dan kemudian mengesahkan SPBDS serta bon pengambilan uang.
- WD II menyerahkan SPBDS dan bon pengambilan yang sudah disahkan ke SBK.
- SBK mengirimkan SPBDS dan bon pengambilan uang ke universitas
- SBK menerima dana seminar dari universitas
- Dosen mengambil dana dari universitas di SBK, dan mengambil Surat Tugas di SBSS
- Dosen melaksanakan Seminar
- Selesai seminar, dosen memberikan laporan pertanggungjawaban berupa Laporan Pelaksanaan Kegiatan, dilampiri surat tugas yang sudah ditandatangani pihak penyelenggara seminar, fotokopi sertifikat, fotokopi halaman sampul, daftar isi dan paper pada buku prosiding dan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (LPJK) beserta saldo (jika ada) ke SBK selambatnya dua minggu setelah pelaksanaan seminar. (lihat format LPJK
- SBK memeriksa LPJK dengan cara melihat kesesuaian laporan dengan bukti-bukti yang tertera dalam LPJK dan kelengkapan
- SBK menyerahkan laporan pertanggungjawaban kegiatan seminar ke Sekretariat Bagian Administrasi Dosen (SBAD) dan surat tugas ke SBSS
- SBAD mengarsip fotokopi sertifikat dan sampul, daftar isi, dan paper, dan mengupdate database.
- SBSS mengarsip surat tugas yang sudah ditandatangani.
- SBK menyerahkan LPJ ke WD II untuk diperiksa
- WD II memeriksa keabsahan LPJK. Apabila LPJK belum benar, WD II akan mengembalikan LPJK ke SBK untuk direvisi oleh dosen ybs, dan proses diulang lagi ke nomor 15, tetapi apabila LPJK sudah benar, WD II akan menyerahkan LPJK yang sudah disahkan ke SBK.
- SBK menyerahkan LPJK ke universitas
Rambu-rambu biaya:
- Pemberian dana bantuan berdasarkan pada SK Yayasan Nomor: K-.316/YYS/1-13/VII/2001, tentang Uang Harian untuk Tugas Luar.
- Bantuan dana bersifat AD-COST, artinya sesuai dengan kebutuhan dan sejauh dana dari sumber tersedia
3. Biaya seminar yang dapat dimintakan dari universitas melalui prodi adalah:
a) Biaya pendaftaran seminar (termasuk pembelian satu buah prosiding)
b) Biaya penginapan
c) Biaya transport
d) Uang saku harian (dipotong PPH 5%):
· Dalam wilayah DIY sebesar Rp. 50.000,-
· Di luar DIY dan masih di wilayah Jateng sebesar Rp. 100.000,-
· Di luar DIY-Jateng dan masih di pulau Jawa sebesar Rp. 150.000,-
· Di luar Jawa sebesar Rp. 200.000,-
· Di luar negeri sebesar Rp. 300.000,-
e) Uang makan
- Untuk semua biaya yang telah dikeluarkan selama mengikuti seminar dan harus menyerahkan nota asli dari penerima jasa adalah biaya pendaftaran seminar (termasuk pembelian 1 buah prosiding), biaya transportasi (tiket, dan boarding jika naik pesawat terbang), biaya penginapan di hotel, biaya makan, dan taksi.
- Nota untuk uang saku harian, uang makan (jika tidak ada nota dengan plafon maksimal Rp. 50.000,- / makan), dan transport lokal jika dilakukan (jika tidak ada nota dengan plafon maksimal Rp. 100.000,- / hari), dibuat dengan nota pengganti.
- Apabila terdapat lebih dari 1 dosen dari FST yang mengikuti sebuah seminar, maka pembiayaan harus dikoordinasikan di level prodi/fak agar tidak tumpang tindih.
Catatan: Mulai tahun 2011 setiap dosen yang akan mengikuti sebuah seminar, harus mengusulkan ke prodi ybs sebelum prodi menyusun anggaran tahun berikutnya.
Format Surat Permohonan Bantuan Dana Seminar
Hal : Permohonan Bantuan Seminar
Lamp : 1 lembar Surat Keterangan Penerimaan Makalah
Kepada:
Yth. Bapak/Ibu nama_kaprodi
Kaprodi nama_prodi
Universitas Sanata Dharma
Bersama dengan ini kami mengajukan permohonan untuk mendapatkan bantuan dana sebesar Rp. dana (sebutkan nama rupiah) untuk mengikuti seminar nasional/internasional, yang akan diselenggarakan pada:
Hari / Tanggal :
Tempat :
Nama Seminar :
Dengan rincian biaya yang kami butuhkan adalah sebagai berikut:
No
|
Nama Kegiatan / Barang
|
Biaya (Rp)
|
Keterangan
(sejauh diperlukan)
|
1
|
Biaya pendaftaran seminar
| ||
2
|
Biaya transport ke tempat tujuan seminar (jika ada)
| ||
3
|
Biaya penginapan (jika ada)
| ||
4
|
Biaya makan (jika menginap)
| ||
5
|
Biaya transport dalam kota (jika ada)
| ||
6
|
Uang saku
| ||
Total Biaya Seminar
| |||
Bersama dengan ini pula lampirkan Surat Keterangan Penerimaan Makalah dari panitia penyelenggara seminar.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini kami mengucapkan banyak terimakasih.
Yogyakarta, tanggal
Hormat kami,
Nama_dosen
Format LPJ Keuangan Seminar Halaman 1.
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN
SEMINAR: nama seminar, tempat, waktu pelaksanaan
Bersama dengan ini kami kirimkan LPJ Keuangan Seminar nama seminar, tempat, waktu pelaksanaan, dengan rincian penggunaan keuangan sbb.:
No
|
Tanggal
|
Nama Kegiatan
|
No. Nota
|
Biaya (Rp)
|
Total Pengeluaran Biaya Seminar
| ||||
Demikian LPJ ini kami buat dengan sebenar-benarnya, semoga LPJ ini dapat diterima.
Mengetahui, Hormat kami,
Kaprodi nama prodi
Nama Kaprodi Nama dosen ybs
Menyetujui,
Wakil Dekan II
Nama WD II
----------------------------------------------
Format LPJ Keuangan Seminar Halaman 2.
LPJ halaman berikutnya berisikan nota-nota yang telah ditempel dan diberi nomor oleh dosen ybs. sesuai dengan yang dilaporkan dalam rincian biaya.
Format LPJ Kegiatan Seminar Halaman 1.
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PELAKSANAAN KEGIATAN SEMINAR DENGAN DANA PRODI
Pengantar
Jika ada
Pelaksanaan
Berisi nama seminar, tempat seminar, waktu pelaksanaan seminar, serta uraian pengalaman selama pelaksanaan seminar, dan refleksi singkat atas pelaksanaan seminar.
Penutup
Jika ada.
------------------------
Format LPJ Kegiatan Seminar Halaman 2 dst.
- Fotokopi Sertifikat Konferensi ......................................................................... L1
- Fotokopi halaman sampul prosiding .................................................................. L2
- Fotokopi daftar isi prosiding .............................................................................. L3
- Fotokopi Makalah Yang Disahkan Penyelenggara (jika mungkin).................... L4
- Surat Tugas Luar yang sudah Disahkan Penyelenggara .................................... L5
No comments:
Post a Comment